Eigener IT-Mitarbeiter oder externe IT-Betreuung? Was sich für KMU lohnt

Viele kleine Betriebe stecken in derselben Zwickmühle: Die IT macht zunehmend Arbeit, aber ein eigener IT-Mitarbeiter ist kaum ausgelastet und teuer. Lohnt sich also externe Betreuung? Hier die ehrliche Einordnung.

Die Kostenfrage

Ein angestellter IT-Mitarbeiter kostet inklusive Lohnnebenkosten schnell 60.000 € und mehr pro Jahr, plus Urlaub, Krankheit und Weiterbildung. Für die meisten Betriebe mit 3–30 Arbeitsplätzen ist das überdimensioniert, denn die eigentliche IT-Arbeit fällt nur in Wellen an.

Externe Betreuung zahlst du dagegen nach Bedarf oder als planbares Monatspaket. Du bekommst Expertise genau dann, wenn du sie brauchst, ohne Fixkosten einer Vollzeitstelle.

Wann externe Betreuung klar sinnvoll ist

• Du hast weniger als ~30 Arbeitsplätze.
• IT-Probleme treten unregelmäßig auf, sind dann aber dringend.
• Du brauchst breites Wissen (Netzwerk, Server, Cloud, Sicherheit) statt einer einzelnen Spezialisierung.
• Du willst dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren, nicht auf Technik.

Wann sich ein eigener Mitarbeiter lohnt

Ab einer gewissen Größe (grob ab 40–50 Arbeitsplätzen) oder bei sehr spezieller, geschäftskritischer Software kann eine interne Stelle sinnvoll sein, oft kombiniert mit externer Unterstützung für Spezialthemen.

Du musst dich nicht entscheiden zwischen „alles selbst" und „alles abgeben". Die meisten Betriebe fahren am besten mit einem verlässlichen externen Partner für den Großteil und klaren Reaktionszeiten.

Worauf du bei einem IT-Partner achten solltest

• Garantierte Reaktionszeit (bei mir: schnelle Reaktion mit Wartungsvertrag).
• Erreichbarkeit per Fernwartung und vor Ort.
• Verständliche Kommunikation statt Fachchinesisch.
• Proaktive Wartung, damit Probleme gar nicht erst entstehen.